退職者のアカウントを放置すると何が起こる？

退職者のアカウントを残したままにすると、次のような問題が発生する可能性があります。

1．退職後も社内データへアクセスできる
アカウントが有効なままであれば、退職後もメール、OneDrive、Teams、SharePoint、社内システムなどへログインできる可能性があります。
本人に悪意がなくても、パスワードの使い回しや端末の紛失によって、第三者に利用されるリスクがあります。

2．取引先からのメールを見落とす
退職した社員のメールアドレスを取引先が使い続けることがあります。
メールアカウントをすぐ削除すると、

• 見積依頼
• 契約に関する連絡
• 請求や支払いの連絡
• 障害やクレームの連絡
• 継続案件の相談

など、重要なメールを受信できなくなる可能性があります。
退職後のメールを誰が確認するのか、どのくらいの期間残すのかを事前に決める必要があります。

3．OneDrive内の業務データを失う
退職者個人のOneDriveに、顧客資料、見積書、議事録、設計書などが保存されている場合があります。
アカウントを削除すると、そのユーザーのOneDriveデータも削除対象になります。Microsoftの案内では、ユーザーのアカウントを削除した場合、OneDriveのデータへ通常の方法でアクセスできる期間は既定で30日です。
保持期間は環境や設定によって異なるため、「削除しても後から取り出せるだろう」と考えるのは危険です。

4．不要なライセンス料金を払い続ける
Microsoft 365や各種クラウドサービスのアカウントが残っていると、利用していないライセンス料金を毎月払い続けることがあります。
ただし、料金を止めるために先にライセンスを削除すると、メールボックスの変換やデータ移行が難しくなる場合があります。
データの保存と引き継ぎを行ってから、ライセンスを整理することが重要です。

5．誰も利用目的を説明できないアカウントが増える
退職者アカウントが残り続けると、数年後には次のことが分からなくなります。

• なぜ残しているのか
• 誰がメールを確認しているのか
• どのデータを保管しているのか
• 削除して問題ないのか
• 現在も課金されているのか

退職の都度、対応内容と保管期限を記録することが必要です。

退職時のIT対応で重要な3つの考え方

退職者対応は、次の3段階に分けると整理しやすくなります。

1．アクセスを止める
退職者本人が、退職後に会社のシステムへログインできない状態にします。

2．データと連絡先を引き継ぐ
メール、OneDrive、パソコン内のデータ、クラウドサービスなどを後任者や管理者へ引き継ぎます。

3．アカウントとライセンスを整理する
必要なデータが保存されていることを確認してから、アカウントの削除、ライセンスの解除、転送設定の終了などを行います。
この順序を入れ替え、最初にアカウントやライセンスを削除すると、データの引き継ぎが難しくなる場合があります。

社員の退職時に行うべきIT対応チェックリスト

1．会社貸与の機器を回収する
まず、会社から貸与している機器を一覧にして回収します。

• ◻︎ パソコン
• ◻︎ スマートフォン
• ◻︎ タブレット
• ◻︎ USBメモリー
• ◻︎ 外付けハードディスク
• ◻︎ モバイルルーター
• ◻︎ セキュリティキー
• ◻︎ ICカード
• ◻︎ 入退室カード
• ◻︎ 充電器や周辺機器

本人の記憶だけに頼らず、貸与品管理表と照合しましょう。 回収後は、端末が正常に起動するか、破損がないか、必要なデータが残っているかも確認します。

2．Microsoft 365などへのサインインを停止する
Microsoft 365を利用している場合は、退職日または会社が定めた時刻にサインインをブロックします。
あわせて、次の対応も検討します。

• パスワードを管理者側でリセットする
• すべてのセッションからサインアウトさせる
• 登録済みの多要素認証情報を確認する
• アプリパスワードやアクセストークンを無効化する
• 管理者権限が付与されていないか確認する

Microsoftによると、サインインのブロックは反映に時間がかかる場合があります。そのため、緊急性が高い場合は、パスワードのリセットとセッションからのサインアウトも組み合わせます。

3．メールの引き継ぎ方法を決める
退職者のメールについて、次の点を決めます。

• 過去のメールを誰が確認するか
• 退職後に届いたメールを誰が受信するか
• 取引先へ担当者変更を案内するか
• 自動返信を設定するか
• メールアドレスをいつまで残すか
• 保存期間終了後にいつ削除するか

Microsoft 365では、退職者のメールボックスを共有メールボックスへ変換し、後任者や上司が確認できるようにする方法があります。
ただし、ライセンスを先に削除すると、共有メールボックスへ変換するためにライセンスを戻さなければならない場合があります。
基本的には、次の順番で対応します。

• 1. メールの保存方針を決める
• 2. 必要に応じて共有メールボックスへ変換する
• 3. 後任者へアクセス権を付与する
• 4. メール転送や自動返信を設定する
• 5. 動作確認後にライセンスを整理する

共有メールボックスの容量や保持方法には条件があるため、現在の契約内容を確認して設定してください。

4．OneDriveのデータを引き継ぐ
退職者のOneDriveに業務データが残っていないか確認します。 特に確認したいのは、次のようなデータです。

• 顧客別の資料
• 見積書や請求関連資料
• 契約書
• 会議資料や議事録
• 設計書や手順書
• 制作途中のファイル
• Teamsのチャットで共有したファイル
• 本人しか保管場所を知らない資料

必要なデータは、後任者のOneDriveへ単純に移すだけでなく、部署のSharePointや共有フォルダーなど、会社として管理できる場所へ移すことをおすすめします。 個人のOneDriveだけに業務データを保存していると、異動や退職のたびに引き継ぎが必要になるからです。
OneDriveの同期とバックアップの違いについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。

5．Teams・SharePoint・共有フォルダーを確認する
Microsoft 365では、ファイルの保存場所が分かりにくくなることがあります。

• Teamsのチームやチャネル
• SharePointのサイト
• OneDrive
• Teamsチャットで共有したファイル
• パソコン内のローカルフォルダー
• 社内NASやファイルサーバー

退職者が所有者になっているチームやグループがないか確認し、必要に応じて別の社員を所有者に変更します。
その人しか管理できないチームや共有フォルダーが残らないようにしましょう。

6．社内システムとクラウドサービスを停止する
Microsoft 365以外にも、退職者が利用していたサービスを確認します。
例えば、次のようなサービスです。

• 勤怠管理
• 経費精算
• 会計システム
• 給与システム
• 販売管理
• 顧客管理・SFA・CRM
• kintone
• チャット・Web会議
• ファイル共有サービス
• Webサイト管理
• SNS
• 広告管理
• ドメイン・サーバー管理
• 電子契約
• オンラインバンキング
• 法人カード関連サービス

シングルサインオンを導入していても、すべてのサービスが自動的に停止されるとは限りません。
サービスごとにアカウントの停止、権限の削除、所有者の変更を確認します。

7．VPN・リモートアクセスを停止する
社外から会社のネットワークへ接続できる環境がある場合は、次の設定を確認します。

• VPNアカウント
• リモートデスクトップ
• リモートサポートツール
• NASの外部アクセス
• FTP・SFTP
• サーバーの管理アカウント
• クラウド管理画面
• SSH鍵や証明書

パスワードを変更するだけでなく、端末や証明書に保存された接続情報も無効化する必要があります。

8．共通パスワードを変更する
複数の社員が同じID・パスワードを利用している場合、退職者が知っている共通パスワードを変更します。
対象になりやすいのは、次のようなものです。

• Wi-Fi
• 共有メールアドレス
• NAS
• 複合機
• Webサイト管理画面
• SNS
• ドメイン・レンタルサーバー
• 取引先の専用サイト
• 業務用クラウドサービス
• オンライン会議の共通アカウント

ただし、共通アカウントは、誰が操作したのか確認しにくいという問題があります。 可能であれば、社員ごとに個別アカウントを発行し、必要な権限だけを付与する運用へ変更しましょう。

9．パソコン内のデータを確認して初期化する
回収したパソコンは、すぐに別の社員へ渡さず、次の内容を確認します。

• 業務データの保存場所
• デスクトップやダウンロードフォルダー
• ブラウザーに保存されたパスワード
• Outlookなどのメールデータ
• 業務ソフトのローカルデータ
• OneDriveの同期状況
• USBメモリーなどへのコピー履歴
• 個人アカウントが登録されていないか

必要なデータを引き継いだ後、会社のルールに従って初期化し、次の利用者用に再設定します。
データを手動で削除しただけでは、設定情報やログイン状態が残ることがあります。

10．ライセンスとアカウントを整理する
データとメールの引き継ぎが完了したら、不要なライセンスを解除します。

• Microsoft 365
• セキュリティソフト
• Adobe製品
• 業務ソフト
• クラウドストレージ
• Web会議
• その他の月額サービス

最後に、アカウントを残す必要があるか判断します。 アカウントを一定期間残す場合も、ログインは停止し、残す理由、管理者、削除予定日を記録しておきます。
「念のため残しておく」という理由だけで、無期限に放置しないことが大切です。